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Las soluciones de Workflow permiten a las organizaciones estandarizar y racionalizar las actividades realizadas por su personal que más tiempo requieren, proporcionando un mejor seguimiento de su progreso. Lotus Workflow mejora el tiempo de respuesta y reduce costos al proporcionar una plataforma para automatizar, perfeccionar y gestionar procesos de negocios complejos. Las aplicaciones pueden actualizarse fácilmente para reflejar cambios o proporcionar mayor eficacia al proceso.
Info2000 ofrece soluciones de Workflow en 2 alternativas de software para la implementación de Workflows :
para definir la plataforma más adecuada de software se toma en cuenta aspectos como :
- Cantidad de objetos a almacenar
- Tamaño de los objetos a almacenar
- Necesidad de digitalización/ingesta masiva de documentos
- Tiempo de retención de los documentos
- Plataforma de software y estándares de desarrollo existentes en la empresa
- Procesamiento de imágenes esperado
Alternativa 1 : IBM Content Manager
IBM Content Manager opera sobre Webpshere Aplication Server y es una solución 100% J2EE.
El workflow de IBM Content Manager es netamente documental por lo que administra el flujo de los documentos en la organización.
La disponibilidad de documentos en formato digitalizado pemite en muchos casos accelerar el proceso de negocio. Info2000 ofrece proyectos llaves en mano con servicios como :
- Tercerización de la digitalización / digitación de documentos
- Software de digitalización y Scanner
- Almacenamiento
- Configuración de software Workflow y puesta en marcha
- Entrenamiento a usuarios y administradores
Alternativa 2 : IBM Lotus Workflow
Lotus Workflow es una herramienta de desarrollo de aplicaciones que trabaja de forma independiente por encima de Domino para proporcionar a nuestros clientes la capacidad de desarrollar, gestionar y monitorizar todos los procesos de negocio y ayudarles a eliminar el colapso producido por tareas basadas en papeleo. Los procesos de negocio pueden realizarse de forma más consistente y con menores errores porque cada paso está predefinido y documentado.
- Visor Web. Lotus Workflow Viewer es una herramienta gráfica que los usuarios con web browser pueden utilizar rápidamente para determinar el estado y contexto de proceso para un proyecto en el que estén trabajando. Por ejemplo los usuarios pueden ver qué pasos del proceso han sido ya realizados, quién los ha hecho, cuándo fueron terminados y la situación actual en el que se encuentra el proyecto.
Beneficios de Lotus Workflow
- Lotus Workflow reduce los costes de operación y mejora la eficiencia mediante la automatización y racionalización de los procesos de negocio en los que intervienen personas. Se puede hacer más trabajo y hacerlo de forma más rápida con menos personal y menos errores.
- Refuerza su actual infraestructura Notes y Domino.
Lotus Workflow puede ayudar en procesos de reingeniería mediante la documentación de procesos que pueden ser analizados y redefinidos según se necesite
Redundancias y pasos innecesarios pueden ser eliminados.
- Los procesos de negocio pueden ser realizados de forma más consistente, con menores errores, porque los pasos están predefinidos y documentados.
- Lotus Workflow puede promover el trabajo en colaboración entre trabajadores de diferentes regiones y zonas horarias a través del desarrollo de aplicaciones workflow estandarizadas para toda la empresa.
- Lotus Workflow, combinado con Domino.Doc, proporciona un poderoso sistema de gestión para todo tipo de documentos.
- Los procesos pueden ser estandarizados y monitorizados para satisfacer políticas y procedimientos de organización.
- Con la integración con WebSphere y el soporte de Web Services, es posible hacer accesibles los procesos a proveedores externos y clientes a través de Internet.
- El routing basado en reglas y roles permite que actividades del trabajo puedan ser reasignadas en el caso de ausencia de alguna de las personas implicadas, asegurando que el trabajo se realiza a tiempo.
- Utilizar Lotus Workflow permite a los clientes reconocer las "best practices" y almacenar el conocimiento del personal de cómo realizar sus funciones.
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