| Problema: |
Situación provocada por: |
Solución propuesta: |
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$ Perdida de iva recuperable por no contabilizar a tiempo facturas.
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La factura no fue entregada a tiempo a contabilidad (el aprobador la retiene para aprobación) y no pudo ser contabilizada en el mes correcto. |
Implementar un Workflow con control de plazos de aprobación con notificación para devolver la factura o contabilizar a tiempo.
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| Factura recepcionada con timbre pero no correspondía cobro, no se devolvío a tiempo y es título ejecutivo luego de 7 días. |
La factura no fue rechazada a tiempo por el receptor del producto/servicio.
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Implementar un Workflow con control de plazos de aprobación con notificación para enviar carta certificada y devolver factura al proveedor.
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Deterioro de relación con el proveedor por pagos atrasados.
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El proveedor recibe poca información sobre el estado del pago y gasta muchos recursos en seguimiento de cobranza. |
Workflow de aprobación con notificaciones automáticas vía email al proveedor sobre el estado de aprobación del pago. |
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Perdida del documento físico (comprobante tributario).
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El aprobador guardo la factura para una futura aprobación, luego se extravío el documento.
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Recepción centralizada de facturas, digitalización y aprobación vía Workflow sin acceso a los documentos físicos por parte de los aprobadores. |
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$ Perdida de descuentos por pronto pago a raíz de la demora en el proceso de aprobación del pago.
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El proceso de aprobación es lento, requiere movimiento físico de la factura para colocar VB°.
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Implementar un Workflow con control de plazos de aprobación con notificaciones diarias los aprobadores.
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Perdida de tiempo al buscar pagos pendientes de aprobar.
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No existe un sistema de ayuda el aprobador para ver sus aprobaciones pendientes
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Disponibilizar una herramienta de consultas por proveedor, por estado, por nro de factura para que los aprobadores y el área de contabilidad compartan la misma información. |
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Muchos recursos requeridos para digitar los datos de las facturas en el ERP.
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No existe tecnología de OCR.
No hay captura automática de las facturas electrónicas.
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Implementar tecnología de OCR (reconocimiento de caracteres) con validación humana y descarga de datos en ERP. Productividad mejorada x3. |
